Hoe workshops mislukken

Mislukte workshop

Co-creatie sessies of workshops kunnen mislukken om verschillende redenen waarvan hieronder de meest voorkomende:

Confirmatie bias

Een workshop organiseren om een eigen overtuiging te laten confirmeren is een nutteloze workshop. De opdrachtgever zal er (soms onbewust) alles aan doen om het resultaat te beïnvloeden. Deelnemen aan een succesvolle workshop vergt openheid en respect voor de voorstellen en meningen van alle deelnemers, zelfs als deze niet overeenstemmen met persoonlijke verwachtingen of overtuigingen. Wanneer de opdrachtgever niet duidelijk aangeeft dat hij enkel een consultatie wenst zonder verdere implicaties, zal dit vroeg of laat de motivatie en het vertrouwen van deelnemers aantasten en zelfs kunnen leiden tot sabotage-gedrag.

Geen controle uit handen willen geven

Een dominante houding van de opdrachtgever met regelmatige ongevraagde tussenkomst draagt niet bij tot een veilige omgeving voor de deelnemers. Nochtans zo noodzakelijk voor een betrouwbaar resultaat. De timing van de workshop wordt ook negatief beïnvloed waardoor sommige stappen versneld of overgeslagen dienen te worden.

Geen vertrouwen hebben in het proces

Facilitatoren gebruiken methodes en middelen die stap voor stap leiden tot een groepsbesluit. Wanneer de opdrachtgever tijdens de workshop één of meerdere etappes wil overslaan omdat hij persoonlijk het nut er niet van inziet, leidt dit onvermijdelijk tot een mislukte workshop. Improvisatie moet kunnen wanneer de groep blokkeert, maar enkel wanneer de facilitator daar het belang van inziet voor het bereiken van het eindresultaat. 

Verkeerde selectie van deelnemers

Bij confirmatie bias hoort soms een selectie van ja-knikkers. Hierdoor wordt een kritische stem in de kiem gesmoord. Werken met trouwe klanten bijvoorbeeld confirmeert vaak de bestaande werking van een bedrijf. Werken met prospecten, recente klanten of klanten die overstapten naar de concurrentie levert nuttigere informatie op.

Verder bouwen op veronderstellingen

Veronderstellingen zijn vaak te eenzijdig en vervangen nooit de opinie van een doelpubliek. Werken met veronderstellingen betekend verder werken op het verleden.

Té veel uit één workshop willen halen

Niet zelden wordt er in een briefing voor een workshop meer dan een doel voorop gesteld. De opdrachtgever wil van de gelegenheid gebruik maken om samen te werken aan verschillende uitdagingen. Beschikbare tijd en motivatie van de deelnemers komt hierdoor onder druk te staan. Workshops vergen veel betrokkenheid van de deelnemers en zijn vaak vermoeiend. Het is beter één concreet resultaat te beogen.

Onvoldoende budget voorzien

De meeste workshops draaien rond divergeren, de zogenaamde brainstorm sessies. Iedereen verlaat de workshop met een reeks foto’s van borden of muren vol post-its en een gevoel van samenhorigheid. Maar wanneer het convergeren en testen wordt overgeslagen blijft het vaak bij een leuke workshop en mooie ideeën. Maar ideeën zijn pas waardevol wanneer ze leiden tot een concreet resultaat dat getest kan worden. De 4 fases in het design thinking proces laten begeleiden door een facilitator vergt natuurlijk wat meer budget.

Resultaten in de frigo steken

Afhankelijk van de aard van de workshop liggen de verwachtingen bij deelnemers soms zeer hoog. Wanneer de opdrachtgever de resultaten van de workshop naast zich neerlegt of té lang wacht met het verder werken met de uitkomst ervan zal dit, net zoals bij confirmatie bias (punt 1), vroeg of laat de motivatie en het vertrouwen van deelnemers aantasten.

Zijn sommige dingen herkenbaar?
Neem dan contact op met JØYNING en laat uw workshop leiden door een facilitator.